Angående regionens svar till Justitiekanslern

Nu ligger kallelsen tlll Hälso- och sjukvårdsnämndens sammanträde den 22/5-23 ute på regionen Västerbottens hemsida. Där framgår att regionens yttrande till Justitiekanslerns avseende deras tillsyn angående utlämnandet av allmänna handlingar ska upp till beslut (§ 22). Till ärendet bifogas 4 handlingar: Protokollsutdrag från hälso- och sjukvårdsnämndens arbetsutskott, tjänsteskrivelse, yttrande och JKs remiss.

Innan de förtroendevalda politikerna tar beslut i olika ärenden förbereds dessa av sakkunniga tjänstepersoner.

”För att säkerställa god kvalitet och väl förankrade beslut behöver ärendena beredas innan det kommer till nämnden för beslut. Ett ärende förbereds alltid av tjänstepersoner innan beslut tas i nämnd eller i regionfullmäktige. Det kallas att ärendet bereds. Ärendet sammanfattas alltid i en tjänsteskrivelse där även förslag till beslut anges. En tjänsteskrivelse är tjänstepersonens sakkunniga, opartiska bedömning till de som ska fatta beslut i ett ärende.” (Handbok för förtroendevalda, RVB)

När det gäller det aktuella ärendet är det lite oklart vem som är ansvarig för beredningen. I yttrandet står det att ”Verksamhetschefen för Geriatriskt centrum Umeå har tagit del av anmälan och varit delaktig vid upprättandet av yttrandet.” Men i tjänsteskrivelsen till Hälso- och sjukvårdsnämnden som en av regionens jurister författat ser det ut som att verksamhetschefen varit beredningsansvarig och att regionens jurister varit delaktiga. Yttrandet tonar ner verksamhetschefens roll medan det i tjänsteskrivelsen framstår som att verksamhetschefen är den som varit ansvarig.

Jag vet att verksamhetschefen har varit direkt inblandad i handläggningen av flera av de ärenden som JKs tillsyn omfattar. Detta tillsammans med de motstridiga uppgifterna om vem som haft det yttersta ansvaret gällande regionens yttrande gör att jag undrar över tjänstemännens opartiskhet i beredningen av det här ärendet.

Yttrandet förminskar dessutom både omfattningen av problemen med att få ut handlingarna och innehåller rena felaktigheter. Jag vill därför redan nu ta tillfället i akt och kommentera innehållet.

Ur regionens yttrande: ”2022-11-20 Projektavtal och protokoll från styrelsemöten angående projektet ”Tänk rätt från början” begärs ut. 2022-12-15 Efter en intern genomgång besvarar Regionen begäran, att protokoll inte finns. 2023-01-31 Regionen lämnar ut projektavtal. Handläggningstiden påverkas av att enhetens tf. avdelningschef som startade den 1 november är ny och inte haft möjlighet att ta del av någon överlämning från tidigare ledning.”

Min kommentar: Regionen hävdade till en början att det inte fanns något projektavtal utan hittade det först när jag kunde peka på att ett projektavtal var en förutsättning för att kunna beviljas den finansiering de fått. Avtalet diariefördes förövrigt inte förrän den 2023-04-11 (RS 715-2023) dvs efter JKs tillsyn inletts.

Ur regionens yttrande: ”2022-11-20 Rapport till Vinnova kring projektet ”Tänk rätt från början” begärs ut. 2022-12-12 svarar verksamhetschefen att ingen avrapportering gjorts ännu. Svaret baseras på att ingen ytterligare rapport eller slutrapport har lämnats in till Vinnova.”

Min kommentar: Det jag efterfrågade i min begäran var avtal eller protokoll relaterat till samarbetsprojektet. Avrapportering till Vinnova kom då upp som förslag från juristerna på dokumentation kring projektet som borde finnas när det kommer fram att inget projektavtal finns diariefört. Eftersom jag tidigare varit i kontakt med Vinnova angående projektet hade jag kännedom om att det hade gjorts avrapportering till Vinnova ett flertal gånger innan regionen lämnade besked till mig om att ingen avrapportering hade gjorts. Dessa rapporter har alltså expedierats från regionen men ej diarieförts, och nu hävdar man alltså återigen att de inte finns.

Ur regionens yttrande: ”2022-12-21 Regionens svar till ÖNEPs begäran om kompletterande upplysningar (HSN 936:8-2022) begärs ut. 2022-12-27 lämnas handlingen delvis ut. Vissa delar maskerades utifrån sekretess. Sekretessbedömningen tog tid att genomföra då ärendet var komplext.”

Min kommentar: Min begäran som gjordes detta datum handlade om ÖNEPs begäran om upplysningar, inte regionens svar. Regionen informerade mig först om att handlingen inte skulle lämnas ut alls pga sekretess (och den hade markerats med sekretess i diariet) men efter jag ifrågasatte om den verkligen var helt och hållet sekretessbelagd och begärde att få ta del av mot vilka lagparagrafer bedömningen om sekretess hade gjorts lämnades handlingen ut i sin helhet. Sekretessmarkeringen i diariet togs sedan bort.

Ur regionens yttrande: ”2023-01-02 Ny begäran att få ut protokollen från styrelsemöten som beskrivs i projektavtalet. 2023-03-22 Regionen svarar återigen att sådana protokoll inte finns.”

Min kommentar: I projektavtalet framkommer att en styrgrupp ska bildas med personer som representerar de olika samverkansparterna i projektet. Styrgruppen ska ta beslut om förändrade förhållanden som exempelvis behov av förlängning av projekt, något som har skett i det aktuella fallet. I avtalet står att besluten ska protokollföras och skickas till de olika parterna. Utifrån att det tagits ett flertal stora beslut kring projektet borde det finnas protokoll som är både upprättade och expedierade. Det ter sig mycket märkligt att det inte finns några protokollförda beslut alls kring detta projekt.

Ur regionens yttrande: ”2023-01-11 Regionens svar på ÖNEPs begäran om kompletterande upplysningar (HSN 936:9-2022) begärs ut. Regionen hade fått förlängd svarstid till 2023-01- 31 av ÖNEP och expedierades det datumet från Regionen till ÖNEP. 2023-02-15 Lämnades handlingen ut. Fördröjningen berodde på att verksamheten behövde klargöra om ev. sekretess kopplat till arbetsrättsligt personalärende.”

Min kommentar: Handlingen jag fick skickad till mig den 15/2 är daterad och diarieförd samma dag. Utifrån regionens yttrande undrar jag om den handling som de försåg mig med den 15/2 är något helt annat än den de säger har expedierats till ÖNEP den 31/1? Och utifrån innehållet i handlingen förstår jag inte vad en sekretessbedöming av personalärendet har med saken att göra? Menar de att delar av handlingen har plockats bort pga sekretess utan att jag har informerats om detta?

Ur regionens yttrande: ”2023-02-19 Bilagor som medföljde Regionens svar på ÖNEPs begäran om kompletterande upplysningar (HSN 936:9-2022) begärs ut. 2023-03-29 Regionen lämnade ut begärda handlingar där projektdeltagares personsinfo var maskerat.”

Min kommentar: När jag gjorde min begäran fick jag först besked om att bilagorna ej skulle komma att lämnas ut. Då ifrågasatte jag om de verkligen omfattades av sekretess i sin helhet och bad att få veta mot vilka lagparagrafer de bedömt sekretess mot. Handlingarna lämnades först ut efter upprepade påminnelser. De var då sekretessmarkerade men jag fick aldrig några svar på varför handlingarna omfattades av sekretess.

Utöver detta saknar regionens yttrande helt kommentarer kring min begäran om att få ta del av projektbudgeten som gjordes den 7/2-23 och där jag först den 30/3 fick veta att det enda som regionen skulle lämna ut till mig var totalsumman för projektbidraget som beviljats från Vinnova. Jag fick aldrig fått något besked om varför den omfattades av sekretess.

Regionen förväntas i sitt yttrande också berätta för JK vad man har gjort – eller kommer att göra – för att säkerställa rätten till att ta del av allmänna handlingar. I remissen står det att redogörelsen ska vara utförlig men regionen nöjer sig med några rader:

”Regionen ser allvarligt på den långsamma handläggningen och har informerat verksamheten om vikten av att en skyndsam handläggning och att skapa hållbara lokala rutiner för detta även vid personalbrist och hög arbetsbelastning. Gällande den enskildas begäran har samtliga begäran kontrollerats och allt begärt material är hanterat. När begäran har inkommit har verksamheten påbörjat handläggning av dessa begäran direkt.”

Regionen erkänner alltså att handläggningen har varit långsam. Anledningen till problemen säger man är hög arbetsbelastning (bla pga mediabevakningen och många som vill ha ut handlingar), oinsatta vikarier, sjukskrivningar och behov av att bedöma sekretess. Men varken hög arbetsbelastning eller att vissa personer inte är på plats är hållbara argument i det här läget. En myndighet är skyldig att se till att det finns resurser så att man kan prioritera utlämnandet av allmänna handlingar, och ett utlämnande får inte hänga på en enskild tjänstemans närvaro.

Det finns ytterligare en aspekt i det här som överhuvudtaget inte nämns i yttrandet och det är att flera av handlingarna jag begärt ut inte har varit diarieförda och att jag därför har fått besked om att handlingarna inte existerat. Det hände tex med projektavtalet som senare ändå visade sig finnas.

Det här ger upphov till frågan om handlingar undanhållits mig uppsåtligen eller om verksamheten inte har sina handlingar ordnade på det sätt man kan förvänta sig. Eftersom yttrandet inte säger något om varför regionen lämnat felaktiga besked går det inte heller bedöma om deras åtgärder är adekvata. Det hade det varit bra om regionen utrett vad orsaken till problemen var, men vi får hoppas på att det här är något som JK tar vidare.

Så här skriver juristen bakom hemsidan Allmän handling om tanken bakom diarieföring:

”Rutinen att löpande registrera handlingar i takt med att de kommer in eller upprättas ger inte bara överblick, utan ska också minska risken för mörkläggning. Om en handling är registrerad i ett offentlig diarium blir det svårare för myndigheten att förneka dess existens, är tanken. Det bygger förstås på att myndighetsanställda plikttroget registrerar de handlingar som omfattas av registreringsskyldigheten.” (Om diarieföring, Allmän handling)

Alla allmänna handlingar måste inte diarieföras, men de ska vara ordnade på ett sätt så de är lätta att hitta, även för en utomstående. Att personalen hävdar att de inte hittar handlingar som är alldeles centrala för ett projekt är anmärkningsvärt.

Med frågetecken kring tjänstepersonernas opartiskhet, de felaktigheter som yttrandet innehåller samt att viktiga delar helt saknas hoppas jag att de förtroendevalda som ska besluta om yttrandet i nästa vecka är pålästa och kritiska i sin bedömning om alla orsaker till dröjsmål och uteblivet utelämnande verkligen har undersökts.

---

Här kan du hitta alla inlägg som handlar om anmälan till JK och deras tillsyn

Här kan du hitta en sammanfattning som beskriver varför jag begärt ut handlingar från första början